หัวหน้าฝ่ายบันทึกของรัฐบาลกลางกล่าวว่า ‘วัฒนธรรมของกระดาษ’ ยังคงมีอยู่ในหน่วยงานต่างๆ

การวิ่งสามปีที่เริ่มต้นในปี 2562 เพื่อเปลี่ยนรัฐบาลจากการใช้กระดาษเป็นบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปแบบนั้นสั้นลงแต่นั่นไม่ได้หมายความว่าเอเจนซี่ไม่ได้เรียนรู้อะไรมากมายหรือสร้างความก้าวหน้าบนเส้นทางสู่รัฐบาลดิจิทัลในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมาและในขณะที่กำหนดเส้นตายว่า National Archives and Records Administration จะหยุดรับบันทึกที่เป็นกระดาษเมื่อเร็ว ๆ นี้เปลี่ยนไป 18 เดือน — จากวันที่ 31 ธันวาคม 2022 เป็น 30 มิถุนายน 2024 — Laurence Brewer

 หัวหน้าเจ้าหน้าที่บันทึกของ NARA กล่าวว่าหน่วยงานต่าง ๆ

 ไม่ควรละเลย เป้าหมายการแปลงเป็นดิจิทัลทั่วทั้งรัฐบาลกำหนดไว้ในคำสั่ง M-19-21“นี่ไม่ใช่เกมเตะกระป๋องของรัฐบาล” บรูเออร์กล่าวในการให้สัมภาษณ์ “นี่เป็นเวลาจำกัดที่เราต้องการจริงๆ . . และคาดหวังให้หน่วยงานจัดลำดับความสำคัญของงานตามข้อกำหนดเหล่านี้ที่ยังคงไม่เปลี่ยนแปลงใน M-19-21 และเร่งความคืบหน้าเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้”จากองค์กรสู่ความได้เปรียบทางยุทธวิธี — ค้นพบว่ากระทรวงกลาโหมและหน่วยบริการทางทหารมีความตั้งใจที่จะยกระดับการใช้เทคโนโลยีคลาวด์อย่างไร

บรูเออร์กล่าวว่าการเปลี่ยนไปทำงานจากระยะไกล เนื่องจากการแพร่ระบาดได้เสริมว่าทำไมการย้ายไปยังบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปแบบจึงมีความจำเป็นสำหรับหน่วยงานต่างๆ หน่วยงานบางแห่งบอกกับ NARAว่าการเปลี่ยนไปทำงานทางไกลช่วยเร่งการเปลี่ยนไปสู่การเก็บบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์

“ในขณะที่พวกเราส่วนใหญ่ทำงานนอกสถานที่ในครัวของเรา ในห้องอาหารของเรา เราได้เรียนรู้ว่ากระบวนการที่ใช้กระดาษหรือการผลักกระดาษไปรอบๆ นั้นไม่สามารถทำได้อีกต่อไป” บรูเออร์กล่าว “จากข้อมูลการรายงานของเรา เราได้เรียนรู้ว่าหน่วยงานที่เคยลงทุนในการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ก่อนเกิดโรคระบาด ประสบความสำเร็จมากกว่าในการบรรลุเป้าหมายของหน่วยงาน”

แต่ COVID-19 ยังทำให้โครงการแปลงเป็นดิจิทัลของหลายหน่วยงานสะดุด พนักงานจำนวนน้อยสามารถไปที่สำนักงานเพื่อเข้าถึงบันทึกฉบับพิมพ์และแปลงเป็นดิจิทัลหรือส่งไปยังศูนย์บันทึกของรัฐบาลกลาง 18 แห่งของ NARA ซึ่งถูกปิดเป็นเวลาหลายเดือนในช่วงที่มีการระบาดใหญ่

อย่างไรก็ตาม นอกเหนือจากผลกระทบจากโรคระบาดแล้ว

 หน่วยงานต่าง ๆ ต้องเผชิญกับความท้าทายระยะยาวในการปฏิบัติตามเส้นตายเดิมของปี 2022 บรูเออร์กล่าวว่าประเด็นหนึ่งคือประวัติศาสตร์อันยาวนานของกระบวนการที่ใช้กระดาษ หน่วยงานหลายแห่งยังคงรับส่งข้อมูลใน “ปริมาณมาก” ของเอกสารกระดาษและระบบเดิมที่ต้องอัปเดต

“ยังมีวัฒนธรรมกระดาษนี้ในหน่วยงานหลายแห่ง” บรูเออร์กล่าว “มันเป็นปัญหาในการจัดการการเปลี่ยนแปลงในการเอาชนะสิ่งนั้น และในขณะที่เกิดโรคระบาด ฉันคิดว่าได้ผลักดันหน่วยงานให้ก้าวไปข้างหน้าอย่างมาก แม้แต่หน่วยงานที่ไม่ได้ลงทุนมาก่อนเกิดโรคระบาด ยังมีงานจัดการการเปลี่ยนแปลงและการปรับปรุงกระบวนการอีกมากมายที่ต้องทำ”

แต่การระดมทุนเพื่อเปลี่ยนไปใช้การบันทึกแบบอิเล็กทรอนิกส์ยังคงเป็นความท้าทายที่สำคัญของหลายหน่วยงาน ในรายงานปี 2021 ของ NASA ที่ส่งถึงหอจดหมายเหตุเจ้าหน้าที่ด้านบันทึกระดับสูงของหน่วยงานกล่าวว่า การระบาดใหญ่นำเสนอ “ความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุด” ในการบรรลุเส้นตายของการบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์

“อย่างไรก็ตาม ในขณะที่ NASA เป็นผู้ริเริ่มบันทึกมากมาย ลำดับความสำคัญทางการเงินของหน่วยงานอยู่ที่การประชุมอวกาศของหน่วยงานและภารกิจด้านวิทยาศาสตร์” รายงานกล่าวต่อ “ดังนั้น แม้จะไม่มีโรคระบาด NASA ก็อาจไม่มีทรัพยากรที่จำเป็นในการแปลงบันทึกแอนะล็อกดั้งเดิมทั้งหมดให้เป็นดิจิทัลอย่างสมบูรณ์ หรือเพื่อเป็นเงินทุนในการเคลื่อนย้ายไปยัง [ศูนย์บันทึกของรัฐบาลกลาง (FRC)] หรือศูนย์บันทึกเชิงพาณิชย์”

Brewer รับทราบถึงการระดมทุนและโครงการจัดหาพนักงานสู่ระบบดิจิทัลเป็นความท้าทายที่สำคัญ“เรารับทราบอย่างแน่นอนพร้อมกับสำนักงานการจัดการและงบประมาณว่านี่เป็นงานที่มีความสำคัญ แต่จำเป็นต้องมีการลงทุน” เขากล่าว

“โดยส่วนใหญ่แล้ว เอเจนซีจะได้รับคุณค่าจากการทำงานด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์และอิเล็กทรอนิกส์เต็มรูปแบบ” บรูเออร์กล่าวเสริม “สำหรับหน่วยงานส่วนใหญ่ แรงจูงใจอยู่ที่นั่น พวกเขาไปที่นั่นได้อย่างไร? พวกเขาใช้ทรัพยากรอย่างไร”

คำสั่งล่าสุดจาก NARA และ OMB จะอนุญาตให้เอเจนซีขอการยกเว้นได้จนถึงเส้นตายเดือนมิถุนายน 2024 ในกรณีที่การแทนที่กระดาษด้วยบันทึกดิจิทัล “จะเป็นภาระต่อสาธารณะ ค่าใช้จ่ายจะเกินผลประโยชน์ อุปสรรคทางกฎหมายหรือกฎระเบียบเป็นอุปสรรคต่อการดำเนินการ หรือมีค่าที่แท้จริงที่โดดเด่นในรูปแบบดั้งเดิม” บันทึกระบุBrewer กล่าวว่าเขาคาดว่าข้อยกเว้นจะ “ค่อนข้างจำกัดในธรรมชาติ” และอิงตามหน่วยงานที่แสดงให้เห็นถึงความก้าวหน้าในการบันทึกทางอิเล็กทรอนิกส์อย่างเต็มรูปแบบ

“ในขณะที่เราตอบกลับไปยังเอเจนซี่เพื่อขอข้อยกเว้น เรากำลังสร้างกระบวนการที่การอนุมัติเหล่านั้นขึ้นอยู่กับการรายงานความคืบหน้า เพื่อให้เราสามารถตรวจสอบได้ว่าหน่วยงานดำเนินการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องอย่างไร” เขากล่าว

credit: jpbagscoachoutletonline.com
CopdTreatmentsBlog.com
SildenafilBlog.com
maple-leaf-singers.com
faulindesign.com
doodeenarak.com
coachjpoutletbagsonline.com
MigraineTreatmentBlog.com
GymAsTicsWeek.com